Volgens onze informatie gebruikt u een verouderde browser. Dit kan ervoor zorgen dat bepaalde functies niet goed werken. Browser actualiseren

Meest gestelde vragen

Meest gestelde vragen over Certiked 9001 certificering

Meest gestelde vragen Certiked ISO 9001

Wat is een kwaliteitsmanagement systeem?

Eigenlijk heet het voluit een ‘kwaliteitsmanagementsysteem’ (kms), dat beter de essentie raakt van wat zo’n systeem is: een managementinstrument.

In ISO 9000:2015, waar de definities in staan van de begrippen in de ISO 9001-norm, staat onder kwaliteitsmanagementsysteem het volgende:

  • Een KMS omvat activiteiten waarmee de organisatie haar doelstellingen identificeert en vaststelt en welke processen en middelen vereist zijn, om gewenste resultaten te behalen.
  • Het KMS stuurt de elkaar beïnvloedende processen en middelen, die vereist zijn om waarde te leveren en resultaten te behalen, voor relevante belanghebbenden.
  • Het KMS stelt de directie in staat het gebruik van middelen te optimaliseren, rekening houdend met welke gevolgen haar beslissing op de lange en korte termijn heeft.
  • Een KMS voorziet in de middelen om acties te identificeren, om beoogde en niet-beoogde gevolgen tijdens het leveren van producten en diensten op te pakken.

Een kwaliteitsmanagementsysteem, of korter, een kwaliteitssysteem, is dus niet te verwarren met het ‘gedocumenteerde kwaliteitssysteem’, waaronder het kwaliteitshandboek, procesbeschrijvingen, checklists en instructies. Het zijn ook activiteiten in de organisatie, afspraken die gemaakt zijn en het is een managementinstrument voor sturing. 

Wat is het doel van een kwaliteitssysteem?

Een kwaliteitssysteem heeft meerdere doelen. Het helpt de organisatie om:

  • te voldoen aan wensen en eisen van klanten, door dat te leveren wat de klant verwacht;
  • de klantverwachting te overtreffen;
  • de klanttevredenheid te vergroten;
  • continue verbetering tot stand te brengen.

Wat is de toegevoegde waarde van een kwaliteitssysteem?

Met het inrichten van een kwaliteitssysteem stelt u samen met anderen in uw organisatie vast hoe 'de werkwijze' is, hoe processen lopen en wie welke verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft.

Als het kwaliteitssysteem is ingevoerd, is het iets om op terug te vallen: hoe zat het ook al weer? Nieuwe medewerkers raken snel thuis in uw organisatie. En als u het grondig heeft aangepakt, volgens de 'geest van de norm', dan is het kwaliteitssysteem een basis voor verbetering van efficiency, effectiviteit en uiteindelijk een hogere klanttevredenheid.

Wat zijn de verplichte onderdelen van een kwaliteitssysteem?

In ISO 9001:2015 en het ISO 9001 Certiked Model geldt: de documentatie van het kwaliteitsmanagementsysteem moet minimaal bestaan uit een kwaliteitsbeleid en kwaliteitsdoelstellingen, een beschrijving van de interne afspraken over de zes verplichte aspecten van ISO 9001 en de door de norm verplichte registraties.

Daarnaast bepaalt u zelf wat voor de mensen in de organisatie nodig is, om processen te kunnen uitvoeren: bijvoorbeeld een procesbeschrijving, formats, checklists en werkinstructies.

Wat zijn verplichte onderdelen van een kwaliteitshandboek ?

In ISO 9001:2015 en het ISO 9001 Certiked Model geldt: een kwaliteitshandboek mag u net zo kort en bondig of uitgebreid maken als u zelf nodig vindt. In elk geval moet het handboek de volgende onderwerpen bevatten:

  • Het onderwerp en toepassingsgebied van het kwaliteitsmanagementsysteem. Dit is de 'scope': welk (onderdeel) van de organisatie heeft het kwaliteitssysteem betrekking op, en voor welke activiteiten.
  • De redenen voor door u uit te sluiten paragrafen van de ISO-norm. Dit kunt u doen als u een paragraaf niet van toepassing vindt. Let wel: u mag niet zonder meer een paragraaf uitsluiten! U mag alleen paragrafen uitsluiten uit hoofdstuk 7 van de ISO-norm, Realisatie van het product. Meer details kunt u in de norm zelf vinden.
  • De voor het kwaliteitssysteem vastgestelde, gedocumenteerde procedures (of een verwijzing ernaar).
  • Een beschrijving van de interacties tussen de processen van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Wat u ook zelf mag bepalen, is of u het kwaliteitshandboek digitaal uitgeeft of in hardcopy, of beide.

Wat zijn de valkuilen bij implementatie van een kwaliteitssysteem?

Er kan een hoop 'mis' gaan tijdens de implementatie van een kwaliteitssysteem. Hieronder enkele van de meest voorkomende valkuilen:

  • Het kwaliteitssysteem is opgesteld door de kwaliteitsmanager/een stagiair/een ander individu: als u de mensen die in uw organisatie werken niet betrekt bij de inrichting van het kwaliteitssysteem, dan kunt u ervan uitgaan dat er weinig draagvlak is voor alles wat bedacht is, ook al is het nog zo goed. De implementatie ervan zal zeer moeizaam gaan en op veel weerstand stuiten.
  • Te veel vastleggen: u wilt zeker weten dat alles duidelijk is en zorgt dat alles vastligt. De handboeken, procesbeschrijvingen, formats, werkinstructies, sjablonen en checklists zijn volledig dekkend voor elke activiteit die in de organisatie plaatsvindt. En dan merkt u dat zaken meer dan één keer zijn vastgelegd (wat inconsistentie in de hand werkt, en veel werk vergt met het actueel houden). Of dat niemand de beschrijvingen gebruikt of weet te vinden (en toch blijken processen gewoon door te lopen), of dat collega's gaan mopperen dat ze zo veel documenten moeten invullen voor het doen van hun werk. Tijd om kritisch naar uw kwaliteitssysteem te kijken.
  • Te weinig vastleggen: u werkt met professionals. Zij zijn allen erg zelfstandig, goed ingewerkt en kennen de interne afspraken uit het hoofd. Alleen: als er een nieuwe collega bij komt, maakt die in de eerste weken voortdurend aantekeningen hoe zaken lopen, en bij activiteiten die niet regelmatig terugkeren, is veel tijd nodig om te achterhalen 'hoe het nu ook al weer zat'. Op zo'n moment kunt concluderen dat uw kwaliteitssysteem misschien iets te 'mager' is.

Heeft u zelf een valkuil ervaren met de invoering van het kwaliteitssysteem in uw organisatie? Laat het ons weten zodat anderen van uw ervaringen kunnen leren.

Wat wordt er van een management review verwacht?

In ISO 9001:2015 en het ISO 9001 Certiked Model geldt: de management review, ook wel directiebeoordeling, zien we als een verbinding tussen de ambities van de organisatie en de daadwerkelijke realisatie.

Wij verwachten dat de management review integraal onderdeel heeft gemaakt van uw normale planning- en controlcylcus.  Ook dat de review periodiek plaatsvindt en dat het management een standpunt inneemt. Dus niet alleen of de vaststelling of een doelstelling gehaald is, maar ook: wat vindt het management daarvan?

Voor de in- en output van de management review zijn concrete punten in de norm opgenomen waaraan u uiteraard dient te voldoen.

Wat is het ISO 9001 Certiked Model?

Het ISO 9001 Certiked Model is een vertaling van ISO 9001 naar de branche van kennisintensieve dienstverlening.

Het ISO 9001 Certiked Model kunt u gebruiken om uw kwaliteitssysteem in te richten. Wij gebruiken het model tijdens certificatieonderzoeken.

Vraag een hardcopy van het ISO 9001 Certiked Model aan en laat u inspireren om aan de slag te gaan met uw kwaliteitssysteem.

Vragen over de planning van uw certificering voor Certiked ISO 9001?

Wanneer u vragen heeft over de planning van uw certificering voor Certiked ISO 9001, kunt u contact opnement met Lloyd's Register op het volgende telefoonnummer: +31 (0)10 2018 407

Neem contact met mij op

Druk op Enter of op de pijl om te zoeken Druk op Enter om te zoeken

Zoeksymbool

Zoekt u naar?