Volgens onze informatie gebruikt u een verouderde browser. Dit kan ervoor zorgen dat bepaalde functies niet goed werken. Browser actualiseren

Life buoy floating on ocean

Eerste hulp bij audit

Er zijn bevindingen gevonden bij uw interne audit. Een goede opvolging van de bevindingen van uw interne auditor, externe auditor of toezichthouder is de 4-O-systematiek in te voeren: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit.

Veel mensen ‘repareren een lek’, zonder naar de oorzaak te zoeken en een structurele oplossing te bedenken. Tijd om voor een goede opvolging van de bevindingen van uw interne auditor, externe auditor of toezichthouder de 4-O-systematiek in te voeren: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit. We nemen ze stap voor stap met u door.

U bent geaudit door één van uw interne auditoren, door de certificeerder of wellicht door een toezichthouder uit uw sector. De auditor of inspecteur heeft een aantal bevindingen (lekkages) waar u opvolging aan wilt geven.

Het direct oplossen van 'het lek', zorgt ervoor dat de kans op continue verbetering misschien gemist wordt. Plus de kans op herhaling is aanwezig. Met als gevolg dat bij een volgende audit dezelfde bevindingen worden gedaan. Redenen: het waarom is niet onderzocht, de opvolging heeft alleen betrekking gehad op de geconstateerde afwijking (er is bijvoorbeeld een dossier gecompleteerd) en de opvolging was niet structureel.

Stap 1: zoek naar de oorzaak

De oorzaak zoeken van een probleem, een bevinding of een klacht kunt u op meerdere manieren aanpakken. Met uw collega’s brainstormen is een mogelijkheid. Of u gebruikt een gestructureerde methodiek zoals de ‘5 times why methode’ of het visgraat-(Ishikawa-)diagram. Als u maar vaststelt wat de zogenaamde grondoorzaken zijn.

Stap 2: bepaal de omvang

Er is een bevinding en het is aan u om antwoord te geven op de vraag: ‘Hoe groot is het probleem?’ Is het een incident of komt het vaker voor? Zou het vaker voor kunnen komen?

Een voorbeeld: De auditor heeft vastgesteld dat in een project bij één van uw opdrachtgevers is gestart met de werkzaamheden terwijl er geen getekende opdracht was. Het is dan aan u om te onderzoeken of dit een incident is of dat het vaker voorkomt, of voor kan komen. Waren er maatregelen om het te voorkomen? Betekent dit dat deze maatregelen niet effectief zijn? Of betreft het een uitzondering?

De antwoorden op deze vragen zijn belangrijk voor de volgende stap, het bepalen van maatregelen.

Stap 3: los het op

Nu u heeft onderzocht wat de oorzaak en omvang zijn, bepaalt u welke maatregelen u neemt om herhaling van de situatie te voorkomen.

In voorgaand voorbeeld zijn dit bijvoorbeeld de volgende maatregelen:

De verantwoordelijke manager communiceert (nogmaals) het belang van het hebben van een getekende opdracht voordat gestart wordt. Daarbij geeft hij of zij ook het risico aan: wat kan er gebeuren als men zich er niet aan houdt?

Voorin de fysieke projectdossiers wordt een inhoudsopgave toegevoegd die ‘afgevinkt’ wordt als er iets aan het dossier wordt toegevoegd.

Periodiek worden de projectdossiers steekproefsgewijs gecontroleerd door het secretariaat.

Stap 4: stel vast of de maatregelen effectief zijn

De laatste stap in de 4-O-systematiek is het bepalen van de operationaliteit van de maatregelen: werkt het? Een stap die in de waan van de dag vaak vergeten wordt, maar een essentiële stap in continue verbetering.

Om bij het voorbeeld te blijven: Is het nog een keer voorgekomen, dat er geen ondertekende opdracht was terwijl men al wel gestart is met de werkzaamheden? Zo nee, dan waren de maatregelen voldoende operationeel en effectief.

Is het antwoord echter ‘ja’, dan volgt u opnieuw de 4-O-systematiek en begint u weer bij de eerste stap: zoek de oorzaak. Net zo lang tot de maatregelen effectief zijn.

Tot slot

De 4-O-systematiek is breed toepasbaar. In dit artikel is het voorbeeld genomen voor de opvolging van audits, maar het kan ook gebruikt worden voor bijvoorbeeld incidenten, klachten, bevindingen vanuit de management review en dergelijke. De 4-O-systematiek is een geschikte tool om continue verbetering op elk vlak te realiseren.

Neem contact met mij op

Druk op Enter of op de pijl om te zoeken Druk op Enter om te zoeken

Zoeksymbool

Zoekt u naar?